Sesión 01
CONTABILIDAD
DEFINICIÓN DE
CONTABILIDAD
La Contabilidad es una ciencia
que aplica principios y métodos para registrar, clasificar y resumir en
términos monetarios, las “transacciones” ocurridos en la empresa; de tal manera
que, proporcione información de los hechos económicos y financieros,
indispensable para dirigir y evaluar eficientemente las actividades de
cualquier organización.
IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD
En la actualidad es
imposible concebir el manejo de ninguna esfera económica sin el uso y
aplicación de los criterios derivados de la contabilidad, de la manera
siguiente:
ü Sirve
de instrumento de control y dirección de la actividad financiera.
ü Sirve
de instrumento de programación y planificación de las actividades económicas,
en el proceso de desarrollo de las empresas y de la economía mundial.
ü Permite
un mejor desarrollo de los entes económicos individuales haciendo uso de los
efectos positivos que brinda las leyes económicas.
ü
Contribuye al servicio social que brinda la
empresa y por ende actúa como instrumento de justicia social.
OBJETIVOS
ü Proporcionar
una imagen numérica de lo que en realidad sucede en la vida y en la actividad
de la empresa, conocer el Patrimonio y sus modificaciones.
ü Proporcionar
una base en cifras para orientar la actuación de la gerencia en la toma de
decisiones.
ü Proporcionar
la justificación de la correcta gestión de los recursos de la empresa.
FUNCIONES
ü Histórica, se manifiesta por el
registro cronológico de los hechos económicos que van apareciendo en la vida de
la empresa. Ejm: La anotación por orden de fechas de todos los cobros y pagos
que se van realizando.
ü Estadística, es el reflejo de los
hechos económicos en cantidades que dan una visión real de la forma como queda
afectada la situación de la empresa. Ejm: Ver el crecimiento de la empresa en
cinco años.
ü Económica, estudia el proceso que se
sigue para la obtención del producto. Ejm: Costo – beneficio.
ü Financiera, analiza la obtención de los
recursos, para hacer frente a los compromisos de la empresa, por ejemplo: Ver
con qué dinero cuenta la empresa, conocer los plazos de cobros a clientes y
compromisos de pago a los acreedores.
ü Fiscal, es saber cómo le afecta las disposiciones
fiscales, conocer todos los impuestos, tasas y contribuciones existentes.
Ejemplo: IGV, Impuesto a la Renta, Tasas arancelarias, ESSALUD, etc.
ü Legal, conocer los artículos del Código
de Comercio, Ley de Sociedades Mercantiles, disposiciones laborales y otras
normas legales que puedan afectar a la empresa. Ejemplo: Libros contables,
Seguridad Social, AFP, etc.
CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
ü Exacta: Responder con exactitud a los
datos consignados en los documentos originales (facturas, cheques, y otros)
ü Verdadera y fidedigna: Los registros e
informes deben expresar la real situación de los hechos económicos.
ü Clara: La información debe ser
presentada de tal forma que su contenido no induzca a error y pueda ser
comprendida por todos los miembros de la empresa.
ü Referida a un nivel: Elaborada según el
destinatario
ü Oportuna: Que esté disponible al
momento en que se requiera su información.
USUARIOS Y CLASES DE CONTABILIDAD
Los usuarios de la
información contable corresponden a las personas que necesitan la información
contable de la empresa para distintos fines, entre los principales usuarios se distinguen
dos grandes grupos:
ü Usuarios internos a la empresa:
conformado por todas las personas que forman parte de la empresa en los
diferentes niveles y que necesitan la información para la oportuna toma de
decisiones.
ü Usuarios externos a la empresa:
conformado por las personas que no forman parte de la empresa como los
acreedores, entidades financieras, organismos fiscalizadores, inversionistas.
Atendiendo a los tipos de
usuarios interesados en ésta información se podría clasificar a la contabilidad
en:
ü
Contabilidad
Financiera: brinda la información esencial del funcionamiento y estado
financiero de la empresa a todos los agentes económicos interesados
(inversionistas, clientes, proveedores, entidades públicas, etc). Emite la
información que pueda ser entendible por todos los interesados y que permita
calcular los diferentes ratios.
ü
Contabilidad
Administrativa: que agrupa a la Contabilidad de Gestión y la Contabilidad
de Costos. Está al servicio de la administración permitiendo el cálculo de
costos y movimientos económicos y productivos en el interior de la empresa.
Destinada a facilitar las funciones de planeación, control y toma de decisiones
oportunas que conlleven a la empresa a una situación de liderazgo.
Atendiendo a los tipos de empresa la contabilidad se
podría clasificar en:
ü
Contabilidad
Comercial: registra y controla las actividades que giran alrededor de la
compra y venta de mercaderías en las empresas comerciales.
ü
Contabilidad
de Servicios: registra las actividades económicas desarrolladas por las
empresas dedicadas a la prestación de servicios como la contabilidad bancaria,
hotelera, de seguros, etc.
ü
Contabilidad
de Costos: registra las operaciones económicas que determinan el costo de
los productos semielaborados y terminados, en las empresas industriales.
ü
Contabilidad
Gubernamental: registra las actividades económicas de las empresas
estatales y se rige por las normas que para el efecto expida su organismo
rector, la Contadurías General de la Nación.
CICLO CONTABLE
Es el proceso
ordenado, sistemático y continuado que tiene lugar en la contabilidad de las
empresas a lo largo del ejercicio económico anual, cuyo objeto es poder
determinar al final de dicho ejercicio un resultado que sirva para analizar la
marcha de la empresa y cumplir con las obligaciones legales.
En este proceso se
identifican diferentes etapas iniciando con la preparación de la información
monetaria (documentación inicial) correspondiente a la constitución para
continuar con el registro de las diversas transacciones monetarias que irán
aconteciendo a lo largo del período en los diferentes registros propios del
sistema contable para concluir con la emisión del informe final plasmado en los
diferentes reportes entre ellos los Estados Financieros.
Es el proceso ordenado
y sistemático del registro de las operaciones comerciales en los libros
contables para culminar los estados financieros.
ETAPAS DEL CICLO CONTABLE
a. Recolección
b. Registro
c. Análisis
d. Exposición e
información
a) RECOLECCIÓN
El acopio de
documentos fuentes es importante para identificar los hechos económicos. Además
de reconstruir acontecimientos dentro del periodo contable.
Ejm: Facturas, Boletas
de venta, Tickets, Liquidación de compra, etc.
b) REGISTRO
El proceso de registro
se inicia con la selección de documentos fuente e identificación de hechos
económicos.
c) ANÁLISIS
Es el estudio y examen
de las operaciones, revisando los registros contables tomando en cuenta los
principios de contabilidad generalmente aceptados y normas contables.
d) EXPOSICIÓN E INFORMACIÓN
Es la presentación de los
estados financieros para el estudio, análisis y comparación de la información
económica y financiera por la gerencia para que esta la evalúe y utilice para
la toma de decisiones
SISTEMA INTEGRADO DE CONTABILIDAD
En el mundo de los
negocios de hoy, la empresa necesita un acceso rápido y eficiente a una
cantidad de información exacta y confiable, a fin de que la empresa pueda
lograr de la manera más eficiente el logro de sus objetivos. Un sistema
integrado de contabilidad es una herramienta, capaz de adaptarse a las
necesidades específicas de la empresa, que facilita la práctica contable, es
decir, facilita la captura, proceso y mantenimiento de la información contable
de la empresa, permitiendo generar los diversos reportes contables
indispensables para la toma de decisiones. Estos sistemas se componen de
distintos módulos que abarcan desde el Catálogo de Cuentas hasta la emisión de
los distintos reportes. Estos módulos deben estar interrelacionados.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS
Son normas o
proposiciones aplicadas en forma obligatoria y de carácter universal, en los
que se basa la doctrina contable.
Son reglas y
convenciones contables que suelen conocerse como “principios”.
1.- Equidad
2.- Partida doble
3.- Ente
4.- Bienes económicos
5.- Moneda común
denominador
6.- Empresa en marcha
7.- Valuación al costo
8.- Periodo
9.- Devengado
10.- Objetividad
11.- Realización
12.- Prudencia
13.- Uniformidad
14.- Importancia
relativa
15.- Exposición
1. EQUIDAD:
Es el principio
fundamental que debe de orientar la acción profesional contable en todo momento
y se anuncia así:
La equidad entre
intereses opuestos debe ser una preocupación constante en la contabilidad,
puesto que los que se sirven de, o utilizan los datos contables pueden
encontrarse ante el hecho de que los intereses particulares se hallen en
conflicto. De esto se desprende que los estados financieros deben preparase de
tal modo que reflejen, con equidad los distintos intereses en juego en una
empresa dada.
2. PARTIDA DOBLE:
Los hechos económicos
y jurídicos de la empresa, se expresan en forma cabal aplicando sistemas
contables que registran los dos aspectos de cada acontecimiento, cambios en el
activo y en el pasivo, que dan lugar a la ecuación contable
Es un principio
contable que nos indica:
Cuentas deudoras =
Cuentas acreedoras
Significa que en todo
asiento contable habrá un doble registro.
Para las personas:
Elemento 1 – 4
Ejemplo:
ü
Proveedores
ü
Clientes
ü
Estado
ü
Personal
Para las cosas:
Elemento 2 – 3
Ejemplo:
•
Mercaderías
•
Edificios
•
Materia prima
•
Unidades de transporte
Para los resultados:
Elemento 6– 7
Ejemplo:
•
Compras
•
Alquileres
•
Servicios de electricidad,
•
Agua, teléfono.
•
Ventas
3. ENTE O ENTIDAD:
Los estados
financieros se refieren siempre a un ente, donde el elemento subjetivo o propietario
es considerado como tercero. El concepto de ente es distinto al de persona ya
que una misma persona puede producir estos estados financieros de varios entes
de su propiedad.
4. BIENES ECONÓMICOS:
Los estados
financieros se refieren siempre a bienes económicos, es decir bienes materiales
e inmateriales que posean valor económico y por ende susceptibles de ser
valuados en términos monetarios.
5. MONEDA COMÚN DENOMINADOR:
Los estados
financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso que se emplea para
producir todos sus componentes heterogéneos a una expresión que permita
agruparlos y compararlos fácilmente.
Este recurso consiste
en elegir una moneda y valorizar los elementos patrimoniales aplicando un
precio a cada unidad.
Generalmente se
utiliza como común denominador, la moneda que tiene curso legal en el país que
funciona el ente.
6. EMPRESA EN MARCHA:
Salvo indicación
expresa en contrario, se entiende que los estados financieros pertenecen a una
empresa en marcha, se refiere a todo organismo económico cuya existencia
temporal tiene plena vigencia y proyección, la duración de vida de una empresa
es indefinida.
7. VALUACIÓN AL COSTO:
El valor de costo-
adquisición o producción – constituye el criterio principal y básico de
valuación, que condiciona la formulación de estados financieros llamados de
situación, en correspondencia también con el concepto de empresa en marcha
razón por la cual esta norma adquiere carácter de principio.
8. PERÍODO O EJERCICIO:
En la empresa en
marcha es necesario medir el resultado de la gestión, de tiempo en tiempo, ya
sea para satisfacer razones de administración, legales, fiscales, o para
cumplir con compromisos financieros.
El lapso que media
entre una fecha y otra, se llama período, para los efectos del plan contable
general revisado este período es de doce meses y recibe el nombre de ejercicio.
9. DEVENGADO:
Las variaciones
patrimoniales que se deben considerar para establecer el resultado económico
son las que corresponden a un ejercicio sin entrar a distinguir si se han
cobrado o pagado durante dicho período.
Ejemplo de devengado
Período 1 período 2
ü
ventas al contado 400.00
ü
ventas al crédito 200.00
ü
total ingresos : 600.00
·
gastos al contado 100.00
·
gastos al crédito 30.00
·
total gastos : 130.00
10. OBJETIVIDAD:
Los cambios en el
activo, pasivo y en la expresión contable del patrimonio neto se deben
reconocer formalmente en los registros contables, tan pronto como sea posible
medirlos objetivamente y expresar esa medida en términos monetarios
11. REALIZACIÓN:
Los resultados
económicos solo se deben computar cuando sean realizados, o sea cuando la
operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la
legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundamentalmente
todos los riesgos inherentes a tal operación.
12. PRUDENCIA:
Contabilizar las
pérdidas cuando se conozcan y las ganancias cuando se hayan realizado.
13. UNIFORMIDAD:
Los principios
generales, cuando fueren aplicables, y las normas particulares – principios de
valuación – utilizados para formular los estados financieros de un determinado
ente deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio a otro.
14. IMPORTANCIA RELATIVA:
Al ponderar la
correcta aplicación de los principios generales y normas particulares se debe
necesariamente actuar con sentido práctico.
Se aplicara el mejor
criterio para resolver un caso de acuerdo a la circunstancias.
15. EXPOSICIÓN:
Los estados
financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adicional
que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y
de los resultados económicos del ente a que se refieren.
RELACIÓN DE LA CONTABILIDAD CON OTRAS CIENCIAS
La contabilidad intercambia elementos con
otras ciencias, siendo estas principalmente de orden económico, matemático
jurídico, pertenecientes a la teoría de la información y a las ciencias de las
motivaciones, interacciona con:
La
administración que se ocupa de la optimización de los recursos al servicio
de la entidad económica.
El
derecho que es el que se encarga del manejo legal de las entidades
económicas. Las leyes repercuten en la contabilidad en diversas formas, puesto
que los contadores actúan en un ambiente jurídico.
La
matemática a través de cuantificaciones y modelos matemáticos se resuelven
los problemas financieros de la empresa. El engranaje contable es de naturaleza
esencialmente matemática, pues a menudo se emplean axiomas y fórmulas
matemáticas en la resolución de problemas contables. Las matemáticas son un
instrumento útil y valioso para los contadores, en la formulación de
procedimientos contables sistemáticos, distintos a la simple recopilación de
prácticas contables.
La
informática, que se encarga del diseño e implementación de sistemas de
información general ofreciendo modelos y sistemas.
La
sociología que estudia la realidad social del elemento humano, al interior
de las actividades económicas.
Con esto concluimos que ninguna ciencia es
autosuficiente. Es decir, que para poder desarrollarse a cabalidad necesita de
los conocimientos de otras ciencias.
LA EMPRESA
Se define como las “unidades de
producción, comercialización y/o servicios que con el concurso de tres
elementos: Capital, Trabajo y Bienes tienen como objetivo obtener ganancias o
lucro, mediante la satisfacción de las necesidades”.
CICLO OPERATIVO EMPRESARIAL
Es el tiempo necesario para adquirir o elaborar el
producto o servicio, venderlo y recuperar las cuentas por cobrar.
La duración del ciclo operativo es un factor
importante en la determinación de las necesidades de los activos circulantes de
una empresa. Una empresa con un ciclo operativo breve puede operar en forma
eficiente con una cantidad relativamente pequeña de activos circulantes, es
decir la empresa tiene una liquidez, puede fabricar un producto, venderlo y
recaudar efectivo por él, todo en un periodo hasta cierto grado corto. Un ciclo
operativo relativamente largo puede ser una señal de advertencia de cuentas por
cobrar o inventarios o ambos excesivos, y reflejarse de forma negativa en la
verdadera liquidez da la empresa.
La contabilidad proporciona gran parte de la
información que toda empresa necesita para tener un eficiente ciclo operativo.
FORMAS DE NEGOCIO
Para iniciar un negocio primero se debe
elegir si va a constituirse como Persona Natural ó como Persona Jurídica:
Persona
Natural: la persona sólo con su DNI habilitado puede iniciar los trámites
de constitución de su negocio personal, no necesita inscripción en registros
públicos.
Persona
Jurídica: Es una persona que requiere una forma legal de constitución, es
decir, se debe constituir mediante escritura pública inscrita en Registros
Públicos, ya que no tiene existencia física como la persona natural pero son
representadas por una o más personas naturales.
FORMAS DE ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
Empresa Unipersonal
Es un negocio individual en el cual el propietario
desarrolla toda la actividad empresarial, aportando capital, trabajo, esfuerzo,
dirección y cuya responsabilidad es Ilimitada (empresa a título personal). Por
ejemplo: bodegas, bazares, restaurantes, etc.
Para iniciar sus operaciones debe obtener su RUC y
autorización para emitir sus Comprobantes de Pago.
El propietario de este tipo de empresa responde con
todos sus bienes personales en el caso de que tenga deudas por pagar.
Empresa Individual de Responsabilidad Limitada
Es una persona jurídica de derecho privado,
constituida por voluntad unipersonal. Se constituye formalmente mediante
escritura inscrita en Registros Públicos.
En caso de deudas impagas el propietario sólo
responde hasta el límite del capital fijado en la escritura pública.
El Titular, es el órgano máximo de la empresa. La
Gerencia, es designada por el titular, tiene a su cargo la administración de la
empresa.
Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada
La responsabilidad de los socios está limitada a su
aporte. La Junta General de Socios representa a todos los socios. El Gerente es
el encargado de la dirección y administración de la sociedad. El Sub Gerente,
reemplaza al Gerente en ausencia.
Sociedad Anónima Cerrada
Persona jurídica de derecho privado y naturaleza
comercial. Tiene hasta 20 accionistas. Tiene Junta General de Accionistas,
Gerencia, Sub Gerencia. El Directorio es opcional.
Sociedad Anónima Abierta
Es una sociedad de capitales, con
responsabilidad limitada. El número de socios no puede ser menor a dos personas
Natural o Jurídica.
La Junta General de Accionistas es el
órgano supremo de la sociedad, se reúne por lo menos una vez al año. El
Directorio, es el órgano colegiado elegido por la Junta General de Accionistas,
tiene mínimo tres miembros. La Gerencia es nombrada por el Directorio.
Clasificación de Sociedades vigentes en nuestro país de acuerdo a la Ley
General de Sociedades
La LGS, integra en su contenido
el desarrollo de los caracteres relevantes de cada una de las formas
societarias que se encuentran vigentes en el Perú:
ü La
Sociedad Anónima en sus tres modalidades
§
Sociedad Anónima
§
Sociedad Anónima Cerrada
§
Sociedad Anónima Abierta
ü La
Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada
ü La
Sociedad Colectiva
ü La Sociedad en Comandita en sus dos
modalidades
§
Sociedad en Comandita por Acciones
§
Sociedad en Comandita Simple
ü La Sociedad Civil en sus dos
modalidades
o
Sociedad Civil Ordinaria
o
Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada
Organigrama de la Empresa
El organigrama se define como la
representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de
sus áreas, y debe reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades
que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales
de comunicación.
Objeto del Organigrama
Mostrar gráficamente las funciones,
departamentos o posiciones de la organización y cómo están relacionados,
indicando el nombre del puesto y en ocasiones quien lo ocupa. Las unidades
individuales suelen aparecer dentro de casillas que están conectadas unas a
otras mediante líneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los
canales oficiales de comunicación.
Finalidad del Organigrama
Permite entender un esquema general, así
como el grado de diferenciación e integración funcional de los elementos que lo
componen.
En un organigrama se localiza el tipo de
unidades que conforma la estructura de una organización, las relaciones entre
las unidades estructurales, las características de la dependencia o entidad y
sus funciones básicas, entre otras.
De donde se infiere que los organigramas:
ü Constituyen
una fuente autorizada de consulta con fines de información.
ü Indican
la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que
integran una dependencia o entidad.
ü Facilitan
al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la
organización.
ü Ayudan
a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples
relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de
supervisión y control.
ü Representa
las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles
jerárquicos.
ü Refleja
los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la
empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
Funciones del Organigrama
Para
el área de administración:
Sirve de asistencia y orientación de todas
las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura
organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.
Para
el área de organización y sistema:
Sirve para reflejar la estructura así como
velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y
medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da
a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización.
Para
el área de administración de personal:
El analista de personal requiere de este
instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes
de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo
para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de
personal.
Y en forma general sirve para:
•
Descubrir y eliminar defectos o fallas de
organización.
•
Comunicar la estructura organizativa.
•
Reflejar los cambios organizativos.
•
Otros propósitos como por ejemplo de relaciones
públicas, para formación de personal, fiscalización e inspección de la
organización.
•
Evaluación de la estructura, reorganización,
evaluación de cargos, entre otros.
Ventajas de los Organigramas
El uso de los organigramas ofrece varias
ventajas precisas entre las que sobresalen las siguientes:
ü Puede
apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en
la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción.
ü Muestra
quién depende de quién.
ü Indica
alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus
puntos fuertes y débiles.
ü Sirve
como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información
al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.
ü Son
apropiados para lograr que los principios de la organización operen.
ü Indica
a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la
Organización.
SESIÓN 02
LIBROS
CONTABLES
CONCEPTO. Son
libros especiales, se usan para registrar las operaciones mercantiles que
realizan las empresas.
Constituyen herramientas fundamentales para obtener
información, evaluar la eficiencia y desempeño de las diversas unidades de las
empresas, y de esa manera, cumplir adecuadamente con las obligaciones legales.
Los registros se hacen en forma ordenada, analítica
y sustentada, con la documentación respectiva.
IMPORTANCIA
Los libros contables son muy importantes porque:
ü
Permiten registrar las operaciones mercantiles
empleando reglas o disposiciones establecidas
ü
En base a los datos que nos proporcionan,
permiten realizar proyecciones de acuerdo a una toma de decisiones coherente
ü
Nos conduce a la realización de una buena
administración.
Las operaciones de la empresa se deben registrar en
unos de los libros de la contabilidad denominado libro Diario. Este libro se
nutre de información directa ó de información que proviene de otros libros.
Luego la información se traslada a otro libro denominado Mayor, luego se
procede a trabajar el Balance de Comprobación y se concluye con la elaboración
de los principales reportes que se denominan Estados Financieros.
Este proceso es el que desarrollaremos a través de
las sesiones del presente curso.
TIPOS DE
LIBROS
Libros y
registros contables vinculados a asuntos tributarios
En función a la información anotada en los libros y
registros se elaboran los Estados Financieros, permitiendo cubrir las
necesidades comunes de información de una amplia gama de usuarios. Dado que en
ellos se anotan las operaciones realizadas por los contribuyentes, se proporciona
a la Administración Tributaria – SUNAT evidencia documentaria, constituyéndose también
en una herramienta al momento de realizar sus labores de fiscalización y
verificación. (R.S. Nº 234-2006/SUNAT, artículo 13º, que establece las normas
referidas a Libros y Registros vinculados a Asuntos Tributarios).
Libros y
Registros electrónicos: Programa PLE – SUNAT
El sistema es un mecanismo desarrollado por la
SUNAT, que permitirá a los sujetos perceptores de rentas de tercera categoría,
mediante el acceso a “SUNAT OPERACIONES EN LINEA” generar determinados libros y
registros electrónicos y registrar en ellos las actividades y operaciones
realizadas.
(R.S. Nº286-2009/SUNAT del 31.12.2009, modificada
por la R.S.Nº196-2010/SUNAT del 28.06.2010)
Aspecto
Legal y Aspecto Técnico
Clasificación
1º.
Según la clasificación Legal: Obligatorios (por Ley) y Voluntarios
(Potestativos)
2º.
Según la clasificación Técnico Contable: Principales y Auxiliares
|
Libro de Inventarios y Balances
|
Principal
|
Obligatorio
|
|
Libro Diario
|
Principal
|
Obligatorio
|
|
Libro Mayor
|
Principal
|
Obligatorio
|
|
Libro Caja y Bancos
|
Auxiliar
|
Obligatorio
|
|
Registro de Ventas
|
Auxiliar
|
Obligatorio
|
|
Registro de Compras
|
Auxiliar
|
Obligatorio
|
|
Libro de Retenciones
|
Auxiliar
|
Obligatorio
|
|
Planilla de Remuneraciones
|
Auxiliar
|
Obligatorio
|
|
Libro de Control de Activos
|
Auxiliar
|
Obligatorio
|
|
Registro de Acciones
|
Auxiliar
|
Obligatorio
|
|
Almacén. Kardex
|
Auxiliar
|
Voluntario
|
|
Caja Chica
|
Auxiliar
|
Voluntario
|
|
Registro de Letras por cobrar/Pagar
|
Auxiliar
|
Voluntario
|
3º. Según la clasificación
Tributaria (R.S. No. 234-2006-SUNAT)
•
LIBRO CAJA Y BANCOS
•
LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
•
LIBRO DE RETENCIONES INCISOS E) Y F) DEL ART.
34° LEY IMPUESTO A LA RENTA
•
LIBRO DIARIO
•
LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO
•
LIBRO MAYOR
•
REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
•
REGISTRO DE CONSIGNACIONES
•
REGISTRO DE COSTOS
•
REGISTRO DE HUÉSPEDES
•
REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES
FÍSICAS
•
REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO
•
REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS
•
REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS - ARTÍCULO 23°
R.S. N° 266-2004/SUNAT
•
REGISTRO IVAP
•
REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES
•
REGISTRO DE RETENCIONES ART.77-A DE LEY DE
IMPUESTO A LA RENTA
•
LIBRO DE ACTAS DE LA EMPRESA INDIVIDUAL DE
RESPONSABILIDAD LIMITADA
•
LIBRO DE ACTAS DE LA JUNTA GENERAL DE
ACCIONISTAS
•
LIBRO DE ACTAS DEL DIRECTORIO
•
LIBRO DE MATRÍCULA DE ACCIONES
•
LIBRO DE PLANILLAS
Procedimiento de Autorización
Legalización de Libros y Registros
ü Serán
legalizados por los notarios o, a falta de éstos, por los jueces de paz
letrados o jueces de paz, cuando corresponda.
ü Se
legaliza en la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del
deudor tributario. Tratándose de las provincias de Lima y Callao, la
legalización podrá ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de
dichas provincias.
ü Los
notarios o jueces colocarán una constancia en la primera hoja de los mismos y
sellarán todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar
debidamente foliadas, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o
continuas.
ü En
ningún caso el número de legalización, folios o de registros podrá contener adicionalmente
caracteres distintos, tales como letras.
ü Los
libros y registros deberán ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean
llevados en hojas sueltas o continuas.
ü Tratándose
del libro de planillas, la legalización se regirá por lo dispuesto en el
Decreto Supremo N° 001-98-TR y normas modificatorias.
ü El
Registro de Trabajadores, Prestadores de Servicios – RTPS se regirá por lo
dispuesto por el DS 014-2006-TR y la RM 003-2007-TR
Legalización de segundo y siguientes registros
ü Tratándose
de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, se
deberá presentar el último folio legalizado por notario del libro o registro
anterior.
ü Tratándose
de libros o registros llevados en forma manual, se deberá acreditar que se ha
concluido con el anterior. Dicha acreditación se efectuará con la presentación
del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del
folio donde conste la legalización y del último folio del mencionado libro o
registro.
ü En
los casos de incautación de libros o registros llevados en forma manual se
deberá presentar el documento en el que conste la referida diligencia por la
autoridad competente.
ü De
producirse la devolución de los libros o registros incautados no podrá
realizarse en ellos anotación alguna debiendo procederse a su cierre inmediato.
ü Tratándose
de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros, se
deberá presentar la comunicación correspondiente.
Empaste de Libros y Registros
ü Los
libros y registros llevados en hojas sueltas o continuas deberán empastarse
hasta por un ejercicio gravable.
ü El
empaste deberá ser dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio
gravable siguiente.
ü Cuando
las hojas utilizadas sean menor a veinte (20), el empaste podrá comprender dos
(2) o más ejercicios gravables.
ü Se
deberán incluir las hojas que hayan sido anuladas. La anulación se realizará
tachándolas o inutilizándolas de manera visible.
ü Las
hojas sueltas o continuas no utilizadas, podrán emplearse para el registro de
operaciones del ejercicio inmediato siguiente.
ü De
realizarse el empaste en varios tomos, cada uno incluirá como primera página
una fotocopia del folio que contenga la legalización del libro o registro al
que corresponde.
Formas
de llevar los Libros y Registros
Los
libros y registros deberán:
ü Contar
con datos de cabecera: Denominación, periodo RUC y apellidos y nombres o razón social.
ü Contener
el registro de sus operaciones: en orden cronológico, correlativo, de manera legible,
sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras, ni señales de haber
sido alteradas.
ü Totalizando
sus importes por cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general
del período o ejercicio gravable, según corresponda: VAN y VIENEN.
ü De
no realizarse operaciones en un determinado período o ejercicio gravable: “SIN OPERACIONES”.
ü Ser
llevados en moneda nacional y en castellano, salvo las excepciones previstas
por el CT.
ü Incluir
los registros o asientos de ajuste, reclasificación o rectificación que
correspondan.
ü Contener
folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas o folios, salvo
disposición legal en contrario.
ü Tratándose
del Libro de Inventarios y Balances, deberá ser firmado al cierre de cada
período o ejercicio gravable, por el deudor tributario o su representante
legal, así como por el CPC o el responsable de su elaboración.
ü Se
deberá comunicar a la SUNAT dicho cambio, conforme lo establecido en la RS Nº
210-2004/SUNAT y normas modificatorias (Ley del RUC).
ü Pueden
optar por utilizar los libros y registros con la denominación o razón social
anterior hasta que se terminen, para lo cual deberán consignar adicionalmente,
mediante algún medio mecanizado, computarizado o un sello legible, la nueva
denominación o razón social, sin superponerse a la anterior.
ü También
podrán optar por abrir nuevos libros y registros, para lo cual deberán
acreditarse al notario haber cerrado los libros y registros u hojas sueltas.
Pérdida o Destrucción de Libros
Se deberá:
ü Comunicar
tales hechos a la SUNAT dentro del plazo de quince (15) días hábiles.
ü La
comunicación deberá contener el detalle de los libros o registros, el período
tributario y/o ejercicio al que corresponden éstos, la fecha en que fueron
legalizados, el número de legalización, además de los apellidos y nombres del
notario que efectuó la legalización o el número del Juzgado en que se realizó
la misma.
ü Se
deberá adjuntar copia certificada expedida por la autoridad policial de la
denuncia presentada.
ü Plazo
para rehacer:
•
Los deudores tributarios tendrán un plazo de
sesenta (60) días calendarios para rehacer los libros y registros.
•
Si el deudor tributario requiere un plazo mayor
para rehacer los libros y registros, la SUNAT otorgará la prórroga
correspondiente, previa evaluación.
•
El deudor tributario deberá contar con la
documentación sustentatoria que acredite los hechos que originaron la pérdida o
destrucción.
•
Los plazos se computarán a partir del día
siguiente de ocurridos los hechos.
Regímenes Tributarios
El Régimen Tributario es el conjunto de
normas que regulan el cumplimiento de las obligaciones sustanciales, vinculadas
directamente al pago de tributos, y de las obligaciones formales, relacionadas
con trámites, documentos o instrumentos que facilitan el pago de tributos.
El Régimen a través del cual se recauda el
tributo sobre los ingresos o utilidades que perciben las personas (naturales o
jurídicas) es el régimen del Impuesto a la Renta.
Actualmente en el país tenemos tres tipos
de Regímenes del Impuestos a la Renta para las personas que obtienen rentas:
•
Nuevo Régimen Único Simplificado (Nuevo RUS)
•
Régimen Especial de Renta (RER)
•
Régimen General (RG)
Una vez creada la empresa se debe realizar
los trámites para la inscripción en el RUC momento en el cual se debe indicar a
que régimen tributario va a pertenecer la empresa. Según el tipo de empresa que
se haya constituido y el régimen tributario al que se haya acogido las
obligaciones serán distintas a las de otras empresas en relación a:
§ El
tipo de comprobante que se emitirá
§ Los
libros contables que se utilizará
§ Los
tributos a los que estará afecto
§ Los
medios para la declaración y pago
Empresas
obligadas a llevar libros Contables
La obligatoriedad para el llevado de los
libros contables de las entidades y empresas tienen como referencia los
ingresos obtenidos en el ejercicio gravable anterior y la UIT vigente en el
ejercicio en curso. Asimismo, los perceptores de rentas de tercera categoría
que inicien actividades generadoras de estas rentas en el transcurso del
ejercicio, considerarán los ingresos que estimen obtener en el ejercicio.
La cantidad de libros obligados a llevar,
se determina en base al régimen tributario a que se encuentra la entidad o la
empresa y en el caso de estar comprendido en el régimen general en base al
volumen de los ingresos anuales que esta tenga.
En el Régimen tributario denominado Nuevo
RUS, no es obligatorio llevar libros ni registros contables.
En el Régimen Especial de Renta-RER y el
Régimen General de Renta, la obligación se resume como sigue:
|
Régimen Tributario
|
Libros que se llevan
|
|
Régimen Especial de Renta-RER
|
Registro de Compras y Registro de Ventas
|
|
Régimen General de Renta
|
Volumen de Ingresos brutos anuales
|
Libros que se llevan
|
|
|
Hasta 300 UIT
|
-Registro de Compras
-Registro de Ventas
-Libro Diario Simplificado
|
|
Más de 300 UIT hasta 500 UIT
|
Diario; Mayor; Registro de Compras y Registro de
Ventas,
|
|
Más de 500 UIT hasta 1,700 UIT
|
Libro de Inventario y Balances; Diario; Mayor;
Registro de Compras y Reg. De Ventas
|
|
Más de 1,700 UIT
|
Contabilidad Completa
|
Además de acuerdo con la Ley del
Impuesto a la Renta, las empresas se encuentran adicionalmente obligadas a
llevar en caso les corresponda, los siguientes libros o registros:
Libros y Registros obligatorios de acuerdo a las normas de la Ley del
Impuesto a la Renta:
•
Libro de Retenciones incisos e) y f) del
artículo 34° de la Ley del Impuesto a la Renta.
•
Registro de Activos Fijos.
•
Registro de Costos.
•
Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas.
•
Registro de Inventario Permanente Valorizado.
Normas Legales Vigentes
•
Código de Comercio (año 1,902).
•
Ley N° 24680 y el DS N° 019-89-EF: Ley del
Sistema Nacional de Contabilidad.
•
D. Ley. N° 26002: Ley del Notariado.
•
Ley 26887: Ley General de Sociedades.
•
Resoluciones del Consejo Normativo de
Contabilidad.
•
Resoluciones de CONASEV, SBS, etc.
•
Ley Nº 28951: Ley de actualización de la Ley N°
13253 de profesionalización del CPC
Código Tributario
•
Art. 87° num.4: llevar los libros de acuerdo a
lo establecido en las normas pertinentes.
•
Art. 87° num.7: conservar los libros y
registros, llevados en sistema manual, mecanizado o electrónico, mientras el
tributo no esté prescrito y comunicar a la AT (15 días) su pérdida, o
destrucción por siniestro, asaltos y otros.
•
Art. 62° núm. 16: La SUNAT mediante RS
establecerá el procedimiento de autorización y señalará los requisitos, formas,
condiciones y demás aspectos en que deberán ser llevados, así como los plazos
máximos para su registro.
•
Art. 175° núm. 5: constituye infracción el
llevar libros y registros con atraso.
Impuesto a la Renta
Art. 21° inc. j) y art. 22° Inc.
f) de la Ley y el art. 35° Inc. h) de su Reglamento: facultan a la SUNAT a
establecer los requisitos, características, contenido, forma y condiciones en que
deberá ser llevados el “Libro de Retenciones incisos e) y f) del Art. 34° LlR”,
el Registro de Activos Fijos, el Registro de Costos, el Registro de Inventario
Permanente en Unid. Físicas y el Registro de Inventario Permanente Valorizado.
SESIÓN 03
LA CUENTA Y EL PLAN CONTABLE GENERAL EMPRESARIAL
Concepto de Cuenta
La cuenta es el elemento básico
de la Contabilidad. Es como una ficha individual donde se anotan todos los
movimientos contables. Estas cuentas representan valores, bienes, obligaciones,
ingresos y egresos provenientes de la actividad de la empresa. Se encuentran
detalladas en unos listados denominados Plan de Cuentas con una representación
numérica denominada código.
Ejemplo:
10 Efectivo y Equivalente de efectivo
20 Mercadería
42 Facturas por Pagar
50 Capital
60 Compras
70 Ventas
Representación gráfica de la Cuenta
Gráficamente se representa en
forma de T
Como se puede apreciar
la cuenta posee dos lados en donde se anotan los movimientos originados por las
diversas operaciones provenientes de las actividades de las empresas.
Los movimientos que se
registran en el lado del DEBE se denominan CARGOS ó DEBITOS y los movimientos
que se registran en el HABER se denominan ABONOS ó CREDITOS.
Las cuentas tienen
saldos que se denominan DEUDOR (si el importe registrado en el DEBE es mayor
que el registrado en el Haber) y ACREEDOR (si el importe registrado en el DEBE
es menor que el registrado en el Haber).
Concepto de Partida Doble
Es un principio de la
Contabilidad el cual plantea la igualdad de débitos (cuenta deudora) y créditos
(cuenta acreedora) al registrar una operación mercantil, es decir, la suma de
las cantidades anotadas al DEBE, necesariamente debe ser igual a la suma de las
cantidades anotadas al HABER.
“No hay Deudor sin Acreedor ni Acreedor
sin Deudor”
Ejemplo: Compra de
Mercadería al Crédito S/. 1,000
Cuenta
deudora: MERCADERIA S/. 1,000
Cuenta
acreedora: CUENTA POR PAGAR S/. 1,000
PLAN CONTABLE GENERAL EMPRESARIAL (PCGE)
Es una relación de términos contables
denominados Cuentas, de uso obligatorio para la contabilidad en el Perú para
designar los bienes, derechos, obligaciones, ingresos y egresos que tiene una
empresa a una determinada fecha así como para designar los conceptos de ingresos
y egresos de la misma empresa en un periodo determinado. Estas cuentas están representadas
por un Código y un Nombre.
Las cuentas tienen códigos establecidos de
hasta 5 dígitos pudiendo incrementarse de acuerdo a las necesidades de la
empresa más no disminuir el nivel establecido en el Plan de Cuentas.
Cada dígito representa un nivel que
identifica lo siguiente:
Ejemplo:
1 Elemento Activo
10 Cuenta Efectivo
y Equivalentes de Efectivo
104 Subcuenta Cuentas Corrientes en IF
1041 Divisionaria Cuentas Corrientes
Operativas
10411 Sub divisionaria Banco Americano
El resultado económico de las
operaciones mercantiles significa la información para los directivos de una
empresa, por ello la necesidad de implantar la clasificación de un plan de
cuentas que basado en los principios generalmente aceptados de contabilidad
pueda resolver las formas más convenientes para un mejor desarrollo de los
negocios. Toda actividad relacionada con la empresa debe contar con una
información permanente sobre la situación económica y financiera de la empresa,
por este motivo se ha confeccionado un Plan de Cuentas que responda a una
comunicación constante entre, los Accionistas de la Empresa, Estado,
Directivos, Proveedores, Clientes, etc.
Dinámica del PCGE
El Plan Contable General
Empresarial cuenta con una dinámica para cada cuenta del catálogo describiendo
las transacciones más comunes o generales, bajo el formato de débitos y
créditos sin agotar las posibilidades que cada una de ellas admite. Por
consiguiente cuando se trate de operaciones cuya contabilización no está
expresada por separado en el PCGE, se deberá formular el registro contable que
proceda, aplicando el criterio profesional de acuerdo con las NIIF.
SESIÓN 04
ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO
Concepto y clasificación del Activo
Es el conjunto de bienes, derechos y
valores que posee la empresa los cuales pueden generar beneficios económicos a
futuro. También son los adquiridos por la empresa, así como los desembolsos
relacionados con la investigación, exploración, desarrollo, etc. que pueden
generar ingresos en el futuro.
Dentro del Activo se distingue el Activo
Corriente y el Activo No Corriente.
Activo
Corriente
Conformado por aquellos bienes y derechos
adquiridos con intención de que permanezcan en la empresa menos de un año.
Dentro de este grupo podemos identificar:
a)
Activo Disponible
Constituido por dinero en efectivo o en
cuenta corriente, giros bancarios, cheques y todos aquellos valores que son de
inmediata disponibilidad
b)
Activo Exigible
Son cuentas que representan exigibilidad
de la empresa sobre terceros, así como facturas o letras que se debe cobrar a
clientes o préstamos otorgados a particulares o miembros de la misma en su
calidad de trabajadores o directores. Son cuentas que representan deudas a
favor de la empresa, fácilmente se pueden convertir en disponible.
c) Activo Realizable
Son la parte más importante de la empresa,
razón de ser de un negocio, está conformada por las existencias que tiene.
Estos activos pueden convertirse en disponibles o exigibles, cuando son puestos
a disposición del mercado.
Activo
No Corriente
Conformado por
aquellos bienes y derechos adquiridos con intención de que permanezcan en la
empresa más de un año.
a) Activos en Valores
Representan los valores que se adquieren, como
inversión para la empresa: bonos, acciones y otros.
b) Activos Fijos
Se refiere a las propiedades físicas tangibles
con una vida útil superior a un año y que se utilizan en las operaciones
propias de un negocio.
c) Activos Intangibles
Representan derechos y valores inmateriales,
tales como registro de marcas, patentes, gastos en estudios e investigación,
etc. Al igual que los activos fijos se someten a cuotas de amortización hasta
su extinción.
d)
Activos Diferidos
Se
refiere a pagos realizados por adelantado y cuyos costos deberán aplicarse a
ejercicios futuros, es decir que los servicios futuros serán absorbidos como
gastos, los alquileres y seguros pagados por adelantado.
Concepto
y clasificación del Pasivo
Es el conjunto de deudas, obligaciones
económicas y compromisos contraídos por la empresa con terceras personas; está
representado por todo lo que debe la empresa y expresa el origen de los fondos
utilizados por la misma. Constituye el estado de las fuentes financieras y que
permiten el desarrollo de las inversiones. Así tenemos, los impuestos por
pagar, remuneraciones por pagar, deudas a proveedores, dividendos por pagar,
deudas asumidas por utilización de servicios de personal o de terceros, etc.
Pasivo
Corriente
Son obligaciones inmediatas que requieren
menos de un año para cumplir con los compromisos pactados, generalmente estas
deudas son liquidadas con el uso de los activos corrientes.
Pasivo
No Corriente
Son deudas y obligaciones contraídas y que
deben cumplirse generalmente en el término mayor a un año. Así tenemos: algunas
cuentas por pagar diversas a largo plazo, los derechos adquiridos por los
trabajadores y que deben ser liquidados por la empresa al cesar sus servicios,
las obligaciones futuras que debe cancelar la empresa, como consecuencia de
ciertas circunstancias o acciones pasadas.
Concepto
de Patrimonio
Está conformado por los fondos propios
siendo la diferencia entre el Activo y el Pasivo de la empresa. Las
transacciones patrimoniales provienen de aportes efectuados por accionistas o
partícipes, de los resultados generados por la entidad, y de las
actualizaciones de valor. Contablemente el patrimonio se enfoca desde un punto
de vista concreto, entendiéndose por él, la riqueza de una unidad económica.
Ecuación Contable
Conocida también como
fórmula fundamental de la Contabilidad. Está compuesta por el Activo, Pasivo y
Patrimonio expresando el equilibrio que debe haber entre las cuentas que las
conforman y que se expresa de la siguiente manera:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
Esta igualdad se conservará a través de
toda la vida de la empresa aun cuando los valores que involucra aumentan o
disminuyan el Activo, Pasivo o Patrimonio.
SESION 05
LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
Concepto e Importancia
Es el libro en el que se anotarán y
registrarán todos los inventarios que la empresa realiza bajo su firma y
responsabilidad como reflejo de todo lo que posee la empresa o negocio para su
funcionamiento y desarrollo. Por su aspecto legal y técnico este libro es
obligatorio y principal de foliación simple (enumeración de folios).
El Art. 37 de Código de Comercio determina
que el Libro de Inventarios y Balances se iniciará reflejando el Inventario que
deberá formar el comerciante o propietario del negocio al inicio de sus
actividades comerciales especificando lo siguiente:
1° La relación exacta del dinero, valores,
derechos (créditos por cobrar), bienes muebles e inmuebles que son de su
pertenencia y que los pone al servicio del funcionamiento y desarrollo de su
empresa o negocio, de esta manera constituye su Activo.
2° La relación exacta de las obligaciones
(deudas) que contrae con proveedores y terceros apreciados en su valor real los
cuales constituyen su Pasivo.
3° Marcará la diferencia (resta) entre el
activo y el pasivo cuyo resultado reflejara el CAPITAL con el que inicia sus
operaciones comerciales y financieras.
Plazo
de atraso en el caso del Libro de Inventarios y Balances:
Tratándose de deudores tributarios
pertenecientes al Régimen General de Impuesto a la Renta: tres (3) meses desde
el día hábil siguiente al cierre del ejercicio gravable.
Clases de Inventarios
ü
Inventario
Inicial.- Es el que se realiza al inicio de las operaciones comerciales.
Para empresas que por primera vez inician actividades se realizará en la fecha
que inicia operaciones mientras que para empresa en marcha se deberá efectuar
al inicio del período económico (02 de Enero de cada año).
ü
Inventario
de Situación o Especial.- Es el que se practica en cualquier época del año,
esencialmente por circunstancias especiales como por ejemplo: robo,
sustracciones, pérdidas, desastres naturales, etc.
ü
Inventario
Final o del Ejercicio.- Es aquel que se realiza al finalizar el período
económico (31 de diciembre de cada año) y es el que nos sirve para determinar
la reapertura de los Libros para el ejercicio siguiente.
